INFORMATIVA E CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PER REGISTRAZIONE VIDEO E ANALISI TRAMITE SISTEMI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE (AI)
1. Oggetto del trattamento e finalità
Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 ("GDPR") e in conformità alle disposizioni del Regolamento UE 2024/1689 ("AI Act"), si informa l'Utente che la sessione di consulenza tra l'Utente e lo Studio Legale partner, svolta in modalità di videoconferenza, sarà oggetto di registrazione audio/video e successivo trattamento informatizzato.
Il trattamento persegue esclusivamente le seguenti finalità:
- Verbalizzazione e rendicontazione: Generazione automatica, tramite sistemi di elaborazione del linguaggio naturale (NLP), del verbale sintetico e della relazione tecnica/legale dell'incontro, al fine di formalizzare i contenuti della consulenza e consegnare all'Utente un riscontro scritto accurato di quanto discusso.
- Controllo qualità e miglioramento del servizio: Analisi statistica e pseudonimizzata delle conversazioni al fine di valutare l'efficacia dei flussi operativi, ottimizzare le risposte dei nostri assistenti digitali (AI Agents), monitorare gli standard qualitativi e di conformità delle consulenze e migliorare l'architettura tecnica del portale webaccessibile.net.
2. Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento si fonda su:
- Il Consenso esplicito dell'interessato (Art. 6, par. 1, lett. a del GDPR), espresso dall'Utente prima dell'avvio del collegamento o mediante azione positiva inequivocabile all'interno della piattaforma. L'Utente ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, fermo restando che la revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. In caso di mancato consenso, la sessione non potrà essere registrata e la verbalizzazione dovrà avvenire in modalità manuale tradizionale.
- L'Esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali (Art. 6, par. 1, lett. b del GDPR), limitatamente alla produzione e all'invio della relazione tecnica/legale inclusa nel servizio acquistato.
3. Utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale (AI Act Compliance)
Si informa specificamente l'Utente che per le finalità di trascrizione, sintesi e ottimizzazione del servizio vengono impiegati modelli di Intelligenza Artificiale Generativa e di elaborazione dati.
I sistemi utilizzati operano nel rispetto dei requisiti di trasparenza previsti dall'AI Act.
I dati tratti dalle registrazioni non vengono in alcun modo utilizzati dai fornitori terzi di tecnologia per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale pubblici o esterni al perimetro di sicurezza di Edysma s.r.l..
Il processo di analisi e ottimizzazione non comporta alcun processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici o significativi sull'Utente ai sensi dell'art. 22 del GDPR.
4. Modalità del trattamento e conservazione dei dati
Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati.
I dati saranno conservati per i seguenti archi temporali:
La registrazione video/audio grezza e la trascrizione integrale verranno conservate per il tempo strettamente necessario all'elaborazione del verbale e al controllo di conformità ed analisi per la gestione del servizio di webaccessibile.net decorsi i quali verranno definitivamente cancellate.
Il verbale finale/relazione inviato all'Utente sarà conservato per il periodo di durata contrattuale e in conformità agli obblighi di legge previsti dai Termini di Servizio.
I dati analitici aggregati estratti per il miglioramento del servizio saranno conservati in forma completamente anonimizzata, tale da non consentire in alcun modo l'identificazione dell'Utente.
5. Ambito di comunicazione dei dati
I dati personali raccolti potranno essere comunicati a:
Professionisti e Studi Legali partner incaricati dello svolgimento della consulenza, i quali agiscono in qualità di Responsabili del Trattamento o di Titolari autonomi.
Fornitori di servizi tecnologici e infrastrutture cloud nominati ex art. 28 GDPR (es. piattaforme di videoconferenza e servizi di computo AI protetti). I dati non saranno oggetto di diffusione né di trasferimento verso Paesi terzi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE) in assenza di adeguate garanzie legali.
6. Diritti dell'Interessato
In ogni momento, l'Utente potrà esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR (Accesso, Rettifica, Cancellazione/"Oblio", Limitazione, Portabilità, Opposizione) inviando una comunicazione scritta ai recapiti indicati nella Privacy Policy generale di questo sito. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.